Software de gestión de registros confiable
Transforma los archivos en papel en activos digitales accesibles. Ofrece a tu equipo una forma más rápida y organizada de gestionar los registros que maneja cada día. OWL está diseñado para organizaciones que gestionan grandes volúmenes de registros confidenciales, ofreciendo a los equipos una forma más rápida de encontrar información, controlar el acceso y mantener los registros organizados a lo largo de su ciclo de vida. Con todo en un solo lugar, se ahorra tiempo en la búsqueda de archivos y se invierte más en el trabajo que realmente importa.
Plataforma integral de gestión de registros y documentos
Asegure el control de los documentos y registros de su organización con las soluciones de gestión integradas de OWL. Desde la digitalización hasta la conservación, nuestra plataforma agiliza todos los aspectos del ciclo de vida de los documentos.
Documento centralizado
Repositorio
Almacene y gestione todos los documentos en un único lugar seguro. Organice los archivos mediante una clasificación y etiquetado inteligentes. Un repositorio centralizado proporciona a los equipos un lugar coherente para encontrar los registros que necesitan, mientras que los metadatos estructurados facilitan la clasificación y la recuperación de la información. Esto reduce el número de archivos dispersos y ayuda a mantener los documentos críticos organizados a medida que su colección de registros crece.
Documento
Digitalización
Transforme documentos en papel en activos digitales accesibles. Extraiga y indexe automáticamente el contenido con tecnología OCR. La OCR hace que la información de los documentos escaneados sea accesible, de modo que los usuarios puedan encontrar registros relevantes sin tener que abrir manualmente los archivos uno por uno. Esto ayuda a los equipos a incorporar los registros en papel antiguos al mismo sistema de búsqueda que sus documentos digitales.
Registros
Clasificación
Organice los registros por origen, tipo y nivel de sensibilidad. Aplique políticas de clasificación coherentes en toda su organización. Aplicar las mismas reglas en todos los departamentos mantiene la coherencia de los registros, facilitando la búsqueda, la presentación de informes y la gestión de los datos posteriormente.
Retención
Gestión
Configure y aplique automáticamente políticas de retención. Asegúrese de cumplir con los requisitos reglamentarios y las políticas internas. Las reglas de retención automatizadas ayudan a las organizaciones a gestionar de forma consistente la duración de los diferentes tipos de registros. Al reducir la gestión manual, los equipos pueden aplicar las políticas establecidas de forma más eficiente y evitar mantener los registros durante más tiempo del necesario.
Acceso seguro
Controla
Controlar el acceso a los documentos mediante permisos basados en roles. Rastrear y auditar todas las interacciones con los documentos. Configurar permisos en función de usuarios, roles u otros requisitos organizacionales para mantener los registros confidenciales en manos adecuadas. Las pistas de auditoría también proporcionan visibilidad sobre la actividad de los documentos, lo que permite a los administradores tener un registro claro de quién accedió a la información o interaccionó con ella.
Documento a granel
Tratamiento
Gestiona de forma eficiente las cargas de documentos a gran escala. Procesa y organiza múltiples archivos simultáneamente. El procesamiento masivo ayuda a los equipos a trasladar grandes colecciones de registros a la plataforma sin tener que gestionar cada archivo individualmente. La organización y la indexación automatizadas pueden acelerar las migraciones, los proyectos de digitalización y otras situaciones en las que se necesiten procesar miles de documentos a la vez.
Gestión documental racionalizada en 4 pasos
- Admisión de documentos
Importe o digitalice documentos a través de múltiples canales y compárelos con todos los documentos almacenados en OWL. - Clasificación automática
Aplicar la categorización y el etiquetado inteligentes - Configuración de acceso
Establecer controles de seguridad y permisos de usuario - Gestión del ciclo de vida
Aplicar políticas de conservación y archivo
Transforme su estrategia de gestión de archivos
Avanse más allá de los sistemas de archivo tradicionales con el software de gestión de registros inteligente de OWL. Nuestra solución aporta un valor inmediato gracias a una mayor accesibilidad, una mayor seguridad y una conformidad automatizada. Al combinar registros, documentos y gestión del ciclo de vida en un solo sistema, OWL ayuda a los equipos a dedicar menos tiempo a gestionar archivos y a dedicar más tiempo a utilizar la información que contienen.
Documento instantáneo
Acceda a
Encuentre cualquier registro en segundos gracias a las potentes capacidades de búsqueda y explore documentos digitalizados y contenido indexado para localizar rápidamente la información que necesita. En lugar de tener que ordenar archivos físicos o ubicaciones de almacenamiento múltiples, los usuarios autorizados pueden acceder a los registros relevantes desde un sistema digital centralizado.
Normativa
Conformidad
Cumplir con los requisitos de mantenimiento de registros mediante políticas automatizadas y aplicar reglas de retención de forma coherente en todos los tipos de registros. Las políticas automatizadas ayudan a reducir el riesgo de incumplimiento de los requisitos de retención, además de ofrecer a su organización una mayor visibilidad sobre la manera en que se gestionan los registros.
Espacio
Optimización
Elimine la necesidad de almacenamiento físico con archivos digitales seguros. Trasladar los registros a archivos digitales seguros puede reducir el espacio, los sistemas de archivo y la organización manual necesaria para mantener los documentos físicos. Además, permite a los equipos autorizados acceder más rápidamente a los registros sin tener que localizar y recuperar un archivo físico.
Preguntas frecuentes sobre el software de gestión de registros
¿Puede OWL digitalizar y migrar nuestros registros existentes en papel y en formato digital?
Sí. OWL se conecta a sistemas heredados, unidades compartidas y repositorios de terceros para incorporar los registros existentes en un único entorno. Los registros en papel ya escaneados se trasladan de la misma manera, directamente al módulo Gestión de registros y documentos.
¿Cómo funciona la retención y eliminación automática?
Se pueden configurar reglas de retención por tipo de registro o por política, y OWL las aplica automáticamente, guardando o borrando los registros según un cronograma. No se requiere seguimiento manual.
¿Podemos establecer diferentes reglas de clasificación y acceso para diferentes tipos de registros?
Sí. Los diferentes tipos de registro pueden tener diferentes niveles de sensibilidad, y el acceso puede ser configurado por rol, departamento o usuario individual. Un tipo de registro no tiene que seguir las mismas reglas que otro.
¿Su software de gestión de registros cumple con los requisitos de CJIS?
OWL incluye los controles de seguridad requeridos para cumplir con CJIS, como el acceso basado en roles, la grabación de auditorías y la encriptación. El estado de certificación exacto puede variar según la implementación, por lo que este requisito requiere una confirmación legal antes de su publicación.
Modernice su software de gestión de registros y documentos
Agregue sus archivos en papel y sus registros digitales a un sistema diseñado para facilitar el acceso, la organización y la seguridad. Vea cómo OWL puede ayudarle a digitalizar, organizar y proteger sus documentos y registros.
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